технический регламент

Настоящий документ представляет собой набор правил по эксплуатации образовательными организациями информационной системы привлечения и отбора абитуриентов - граждан, иностранные граждане и лица без гражданства (далее также – «Система»). Адрес Системы в Интернете – www.ecsa.me.

Документ предназначен для сотрудников образовательных организаций Республики Казахстан, Российской Федерации, в стран ближнего и дальнего зарубежья, использующих Систему.

Термины, определения и сокращения

В настоящем документе используются следующие термины и определения:

«Система» – Информационная система привлечения и отбора иностранных абитуриентов.

«Пользователь Системы» – персона, имеющая доступ в Систему.

«Образовательная организация» – организация Республики Казахстан, Российской Федерации, в стран ближнего и дальнего зарубежья, занимающаяся образовательной деятельностью.

«Оператор Системы» – Товарищество с ограниченной ответственностью  «ECSA.ME ЭЛЕКТРОННЫЙ ЦЕНТР ОБСЛУЖИВАНИЯ АБИТУРИЕНТОВ».

«Сотрудники образовательной организации» – сотрудники международных отделов, деканатов по работе с учащимися, проректоры, проректоры по международной деятельности (в тех образовательных организациях, где организованы соответствующие подразделения и имеются соответствующие должности), а также иные сотрудники и сотрудники, выполняющие функции технологов и администраторов информационных систем образовательных организаций.

«Иностранные абитуриенты», «Иностранные граждане» – иностранные граждане, лица без гражданства, в т.ч. лица, имеющие в соответствии с законодательством Российской Федерации статус соотечественников.

«Лимит на прием иностранных граждан» – предельное количество иностранных граждан, которые могут быть приняты в соответствующем учебном году в образовательную организацию (филиал).

«ДПО» – дополнительное профессиональное образование.

«УГНС» – укрупненная группа направлений подготовки и специальностей.

«НП(с)» – направление подготовки (специальность).

«ИНН, ИИН» – идентификационный номер налогоплательщика, индивидуальный идентификационный номер.

«КПП» – Код причины постановки на учет в налоговых органах.

«ФИО» – Фамилия, имя, отчество.

1. Общие положения

Сотрудники образовательной организации получают доступ к Системе после заключения образовательной организацией с Оператором системы договора об оказании услуг по привлечению граждан, иностранных граждан и лиц без гражданства на обучение по образовательным программам. Каждому сотруднику в Системе создается учетная запись и присваивается роль «Администратор образовательной организации», позволяющая выполнять определенный набор действий в Системе. Предоставление ограниченного доступа к Системе возможно по запросу образовательной организации без заключения договора в письменной форме; ограниченный доступ к Системе позволяет редактировать информацию об образовательной организации, доступную в Системе публично, но не дает возможности рассматривать заявки пользователей Системы об обучении в образовательной организации.

Сотрудники образовательных организаций вносят в Систему и поддерживают актуальность информации об образовательной организации, предоставляемой пользователям Системы, в т.ч. доступной публично без регистрации; сотрудники образовательных организаций рассматривают заявки абитуриентов, поступающие через Систему.

Зарегистрированным в Системе сотрудникам образовательных организаций на адрес электронной почты поступает письмо, содержащее реквизиты для входа в Систему.

После авторизации в Системе у сотрудника образовательной организации появляется возможность выполнять следующие действия:

1.  Управление собственной учетной записью.

2.        Корректировка/ввод в Систему общей информации об организации на русском (казахском) и английском языках, информации о местах организации в рейтингах университетов (опционально), сведений о руководителе и территориальном расположении организации.

3.        Корректировка/ввод в Систему параметров приема граждан, иностранных граждан и лиц без гражданства в текущем учебном году – стоимость обучения, общее количество иностранных граждан, которых образовательная организация готова принять на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования, высшего образования и дополнительного профессионального образования с разбивкой по профессиям, направлениям подготовки, специальностям и дополнительным программам.

4.        Корректировка/ввод в Систему параметров приема граждан, иностранных граждан и лиц без гражданства на подготовительные факультеты – стоимость обучения, общее количество иностранных граждан, которых образовательная организация готова принять на обучение по дополнительным общеобразовательным программам, обеспечивающим подготовку к освоению профессиональных образовательных программ на русском языке с разбивкой по профилям подготовительных факультетов.

5.        Заполнение сведений пунктов 2-4 для филиалов, в которые планируется прием граждан, иностранных граждан и лиц без гражданства, либо делегирование полномочий по заполнению сотрудникам филиалов.

6.        Рассмотрение заявок абитуриентов – «Одобрение» или «Отклонение» заявки кандидата в Системе.

7.        Мониторинг зачисления и обучения абитуриентов – зачисление абитуриентов на обучение по основным, дополнительным образовательным программам и на программы подготовительных факультетов; отчисление студентов за невыполнение учебного плана, за нарушение Устава организации, по собственному желанию и в прочих случаях; завершение обучения студентов по основным, дополнительным образовательным программам и по программам подготовительных факультетов.

2. Управление учетной записью сотрудника

Образовательная организация обеспечивает достоверность данных о сотрудниках, зарегистрированных в системе:

·    Личная информация: фамилия, имя, отчество.

·    Контактные данные: мобильный телефон, e-mail.

·    Место работы: должность, рабочий телефон.

При желании сотрудник образовательной организации может изменить настройки учетной записи:

·    Изменить email (логин), используемый для входа в Систему.

·    Изменить часовой пояс.

·    Изменить пароль, используемый для входа в Систему.

3. Управление общей информацией об образовательной организации

Сотрудник образовательной организации в Системе вносит следующую достоверную информацию и данные об организации:

·    общая информация об образовательной организации;

·    сведения о руководителе организации;

·    данные о расположении организации;

·    сведения о сотрудниках организации;

·    данные о филиалах организации.

В необязательном порядке в Систему может быть внесена информация о месте организации в международных и российских рейтингах университетов.

При изменении общих данных, контактных данных, данных об образовательных программах и иной информации образовательная организация обеспечивает своевременное, в срок не более 5 рабочих дней, изменение соответствующей информации в Системе. При этом следует учесть, что Оператор системы обеспечивает обновление информации в Системе на основе данных, внесенных Организацией в информационно-аналитическую систему формирования и распределения квоты приема.

3.1. Общая информация об организации

Основные сведения об организации заполняются и актуализируются сотрудником образовательной организации. Ввод сведений осуществляется на двух языках – русском и английском. Введенная информация об образовательной организации сразу становится доступна для просмотра  абитуриентам в навигаторе по образовательным программам Системы.

К общей информации об образовательной организации относятся следующие сведения:

·    Название организации;

·    Полное наименование организации;

·    Аббревиатура;

·    Сокращенное наименование для документов;

·    Тип организации;

·    Головная организация (заполняется для филиалов);

·    Собственность;

·    Учредитель;

·    Национальный исследовательский университет (признак да/нет);

·    Федеральный университет (признак да/нет);

·    ИИН,ИНН,БИН;

·    КПП;

·    Сайт образовательной организации;

·    Краткое описание;

·    Позиция организации в рейтинге университетов.

Сотрудник образовательной организации при заполнении общей информации об организации должен учитывать, что данная информация должна быть ориентирована на абитуриента. В краткой информации об образовательной организации желательно указать социально-экономические характеристики города расположения образовательной организации (средней стоимости продуктовой корзины, транспортной доступности), количества обучающихся иностранных граждан с указанием страны постоянного пребывания, стоимости проживания в общежитии и т.д. Указанная информация позволит заинтересовать иностранного абитуриента выбрать именно вашу образовательную организацию.

3.2. Руководитель организации

Сотрудник образовательной организации вводит (корректирует) данные о руководителе образовательной организации:

·    фамилию, имя, отчество;

·    должность.

3.3. Расположение организации

Сотрудник образовательной организации вводит (корректирует) данные о расположении образовательной организации:

·    федеральный округ; область;

·    регион;

·    город;

·    почтовый индекс;

·    адрес;

·    широта;

·    долгота.

Данные о расположении образовательной организации доступны иностранным абитуриентам на карточке образовательной организации в навигаторе по образовательным программам.

Сведения о широте и долготе расположения организации необходимы для точного определения расположения организации на карте вузов.

3.4. Сотрудники организации

В Систему должны быть внесены сведения только о тех сотрудниках образовательной организации, которым необходим доступ к Системе.

Зарегистрировать нового сотрудника образовательной организации в Системе может уже зарегистрированный сотрудник образовательной организации, при помощи кнопки «Добавить» на вкладке «Сотрудники» на карточке организации.

После успешной регистрации на указанный адрес электронной почты будет отправлено письмо с сообщением о прохождении регистрации в информационной системе привлечения и отбора абитуриентов.

Для исключения неавторизованного доступа к Системе в случае увольнения сотрудника, имеющего доступ к Системе, или изменения должностных обязанностей такого сотрудника, если в силу характера новых должностных обязанностей доступ сотрудника в Систему более не требуется, образовательная организация в течение 5 рабочих дней подает запрос в службу технической поддержки Системы для блокировки учетной записи сотрудника.

Нельзя изменять данные учетной записи одного сотрудника (фамилию, имя, отчество) на данные другого сотрудника. В случае увольнения сотрудника и приема на работу нового сотрудника, учетная запись уволенного сотрудника должна быть заблокирована, а для нового сотрудника создается новая учетная запись.

3.5. Филиалы организации

В Систему необходимо вводить сведения только о тех филиалах, в которые планируется прием абитуриентов.

Сотрудник образовательной организации вводит (корректирует) сведения о филиалах образовательной организации, планирующих прием абитуриентов. Сведения о филиале образовательной организации заполняются аналогично сведениям о головной организации.

Данные о филиалах, в которые планируется прием абитуриентов, могут быть заполнены либо сотрудником головной организации, либо сотрудником филиала (на усмотрение организации). Если функции по заполнению сведений о филиалах передаются сотрудникам филиалов, эти сотрудники должны быть добавлены на карточках соответствующих филиалов.

Сотрудник образовательной организации для предоставления сотрудникам филиала доступа к Системе, должен добавить учетные записи сотрудников филиалов.

4. Внесение данных о приеме иностранных граждан

Сотрудник образовательной организации вносить в Систему и актуализирует следующую информацию и данные об организации:

·    общее предельное количество мест для приема иностранных абитуриентов (общий лимит) – количество мест для приема по основным образовательным программам по договорам возмездного оказания образовательных услуг через Систему в целом по головной организации, без учета мест, для приема на подготовительные факультеты, стажировки и программы дополнительного профессионального образования; без учета филиалов – данные по филиалам вводятся отдельно;

·    информацию о стоимости проживания в общежитии;

·    лимиты по отдельным направлениям подготовки (специальностям) – количество иностранных граждан, которое может быть принято на каждое направление подготовки (специальность) по договорам возмездного оказания образовательных услуг через Систему; отличные от нуля лимиты должны быть указаны для всех направлений подготовки (специальностей), на которые планируется прием иностранных абитуриентов; возможен прием по направлениям подготовки (специальностям) без ограничения лимита в пределах общего лимита по организации; если на какое-то направление подготовки (специальность) не планируется прием иностранных абитуриентов, лимит по этому направлению (специальности) можно не указывать;

·    стоимость обучения по отдельным направлениям подготовки (специальностям) и дополнительным образовательным программам;

·    для образовательных программ, требующих особого порядка реализации государственных образовательных стандартов в связи с использованием сведений, содержащих научно-техническую информацию, подлежащую экспортному контролю, необходимо указывать реквизиты протокола заседания комиссии образовательной организации по экспортному контролю, подтверждающего реализацию образовательных программ в открытом аналоге (в противном случае прием иностранных граждан невозможен);

·    данные о сроках проведения дополнительных вступительных испытаний творческой и (или) профессиональной направленности, которые проводятся образовательными организациями самостоятельно;

·    данные о программах дополнительного профессионального образования: название, направленность, стоимость обучения, семестр, срок обучения и пр.

Сумма лимитов по направлениям подготовки (специальностям) должна быть больше или равна общему лимиту по организации. Автоматические проверки, предусмотренные в Системе, не позволят распределить в образовательную организацию больше кандидатов, чем заявлено мест для приема иностранных граждан образовательной организацией (общий лимит).  Если прием иностранных граждан по направлению подготовки (специальности) не ограничен (учебно-лабораторная база, количество преподавателей и т.п. позволяют принять всех студентов в количестве, не превышающем лимит по организации), то в этом случае рекомендуется указывать «Прием без ограничений в пределах общего лимита».

При указании образовательных программ, требующих у поступающих лиц наличия определенных творческих способностей, физических и (или) психологических качеств, в Системе необходимо указать сроки, установленные образовательной организацией для прохождения дополнительных вступительных испытаний творческой и (или) профессиональной направленности.

Если стоимость обучения по разным образовательным программам, относящимся к одному направлению подготовки (специальности) различается, то должна быть введена максимальная стоимость обучения.

5. Внесение данных о приеме на подготовительные факультеты

Если образовательная организация осуществляет прием  абитуриентов на подготовительный факультет (отделение) для обучения по дополнительным общеобразовательным программам, обеспечивающим подготовку к освоению профессиональных образовательных программ на русском языке, то сотрудник образовательной организации в вводит в Систему сведения о приеме на подготовительный факультет (отделение):

·    факт осуществления приема на подготовительный факультеты (отделение) (кнопка «Принять участие в приеме на подфак ГГГГ/ГГ»);

·    стоимость обучения на подготовительном факультете (если стоимость различается, указывается максимальная стоимость обучения);

·    количество мест для приема иностранных абитуриентов по каждому профилю подготовительного факультета:

Если прием по профилям подготовительных факультетов возможен без ограничений, то в этом случае рекомендуется указывать «Прием без ограничений в пределах общего лимита».

6. Рассмотрение заявок абитуриентов

Абитуриенты -  граждане, иностранные граждане и лица без гражданства самостоятельно регистрируются в Системе и заполняют свое досье. Досье кандидата состоит из анкеты-заявления и прилагаемых документов. В анкете содержится следующая информация:

·    фамилия, имя; отчество (при наличии);

·    дата рождения;

·    страна проживания;

·    уровень образования, на обучение по которому претендует кандидат;

·    направление подготовки, специальность или программа, на обучение по которой претендует кандидат;

·    языки и уровень владения ими (в т.ч. родной язык и уровень владения русским языком); в том случае, если уровень владения русским языком кандидата не достаточен для освоения основной профессиональной образовательной программы, дополнительно в заявке указывается необходимость обучения на подготовительном факультете);

·    перечень образовательных организаций, на обучение в которых претендует кандидат; каждый кандидат имеет право указать до 6 образовательных организаций; организации указываются в последовательности, соответствующей приоритету образовательной организации при поступлении; по каждой указанной в анкете образовательной организации в Системе формируется заявка кандидата; первой организации, указанной в анкете, соответствует заявка с приоритетом «1», второй организации – заявка с приоритетом «2» и т.д.

Досье абитуриента считается готовым к направлению на рассмотрение образовательным организациям, если кандидат заполнил личную, в том числе контактную, информацию, информацию о направлении подготовки (специальности) и организациях, в которых он желает обучаться, а также загрузил в Систему свою фотографию, копию паспорта и копию документа об образовании. Проверка указанных условий обеспечивается Оператором системы в 2 этапа: 1) первичная автоматическая проверка; 2) ручная проверка сотрудниками Оператора.

После заключения договора с Оператором системы сотрудник образовательной организация сообщает Оператору системы, срок, начиная с которого организация готова рассматривать досье абитуриентов в очередном календарном году. Начиная с указанной даты заявки абитуриентов передаются через Систему сотрудниками Оператора системы на рассмотрение организации.

Для просмотра заявок абитуриентов сотрудник образовательной организации должен войти в Систему и открыть список заявок, которые необходимо рассмотреть.

Сотрудник образовательной организации «Одобряет» или «Отклоняет» заявку кандидата в Системе. «Одобрение» заявки означает готовность организации принять на обучение указанного абитуриента на финансовых и иных условиях, предусмотренных в организации; в том случае, если по выбранной абитуриентом образовательной программе в организации предусмотрены вступительные испытания, «Одобрение» заявки означает готовность организации допустить абитуриента к вступительным испытаниям. В том случае, если данных, представленных в досье абитуриента, не достаточно для принятия решения об «Одобрении» или «Отклонении» заявки, сотрудник организации обращается к Оператору системы для уточнения необходимой информации.

При направлении заявки абитуриента на рассмотрение в организацию Оператор системы имеет право установить предельный срок рассмотрения.

В случае одобрения несколькими образовательными организациями заявок одного абитуриента Система автоматически распределяет кандидата в организацию с наивысшим приоритетом. Если заявка с наивысшим приоритетом одобрена образовательной организацией, то нерассмотренные заявки абитуриента в другие образовательные организации с меньшим приоритетом автоматически исключаются из рассмотрения.

После направления заявки на рассмотрение в образовательную организацию Система может автоматически отклонить заявку кандидата. Причины автоматического отклонения Системой заявки представлены в таблице.

№ п/п

Причина отклонения заявки кандидата

Описание

Комментарий в Системе

1

Исключена из рассмотрения по НП(с)

Образовательная организация в текущем цикле приема не указала, что осуществляет набор по указанному в заявке Кандидата направлению подготовки (специальности).

Состояние изменено. На указанное направление подготовки (специальность) в образовательной организации не осуществляется набор иностранных граждан.

2

Исключена из рассмотрения по лимиту НП(с)

У образовательной организации превышен лимит (заявленное количество мест) по указанному в заявке Кандидата направлению подготовки (специальности).

Состояние изменено. По указанному направлению подготовки (специальности) в образовательной организации все места распределены.

3

Исключена из рассмотрения по общему лимиту

У образовательной организации превышено общее количество мест для иностранных студентов образовательной организации.

Состояние изменено. В образовательной организации все места для иностранных граждан распределены.

4

Исключена из рассмотрения по приоритету

Более приоритетная заявка кандидата одобрена другой образовательной организацией.

Состояние изменено в связи с распределением кандидата в другую образовательную организацию.

5

Не рассмотрена вузом

Образовательная организация не рассмотрела заявку кандидата в установленный срок.

Состояние изменено в связи с окончанием срока рассмотрения заявки кандидата.


При распределении заявки кандидата общее количество доступных через Систему мест для поступления абитуриента по договорам возмездного оказания услуг и количество мест по направлению подготовки (специальности), заявленные образовательной организацией, уменьшатся на единицу.

Образовательная организация не может одобрить больше заявок кандидатов, чем указано в Системе.

В случае, если кандидат не владеет русским языком в объеме, достаточном для освоения основной образовательной программы на русском языке, такой кандидат направляется на обучение по дополнительным общеобразовательным программам на подготовительный факультет (отделение) в ту же образовательную организацию.

На основную образовательную программу данные кандидаты будут направлены через год, после завершения обучения на подготовительном факультете (отделении). При одобрении заявки кандидата, нуждающегося в обучении на подготовительном факультете (отделении), общее количество доступных мест для поступления иностранных граждан и количество мест по направлению подготовки (специальности), заявленные образовательной организацией, не уменьшатся. Уменьшается количество доступных мест для поступления иностранных граждан в следующем за текущим годом приема. Для целей проведения приема в текущем году количество мест для приема иностранных граждан в следующем году принимается равным количеству мест, заявленных образовательной организацией в текущем году; актуальное значение количества мест на следующий год будет уточнено при проведении сбора данных образовательных организаций в следующем году.

7. Мониторинг зачисления и обучения иностранных абитуриентов

Сотрудник образовательной организации осуществляет мониторинг зачисления и обучения иностранных абитуриентов:

·    по факту прибытия и зачисления иностранного абитуриента в образовательную организацию, сотрудник образовательной организации изменяет состояние досье иностранного кандидата в Системе на «Зачислен», если абитуриент прибыл на обучение на подготовительном факультете, то «Зачислен на подфак»;

·    в случае отчисления студентов за невыполнение учебного плана, за нарушение Устава организации, по собственному желанию и в прочих случаях сотрудник образовательной организации изменяет состояние досье иностранного кандидата в Системе на «Отчислен»;

·    в случае успешного завершение обучения студента по основной или дополнительной образовательной программе сотрудник образовательной организации изменяет состояние досье иностранного кандидата в Системе на «Завершил обучение», если студент завершил обучение по программе подготовительного факультета, то «Завершил подфак».

8. Модерация сведений об образовательной организации

Оператор системы осуществляет пост-модерацию сведений, представленных через Систему образовательной организацией, с целью проверки корректности публикуемых в Системе данных.

Модерации подлежат следующие сведения об образовательной организации:

·    общая информация об организации включая сведения о руководителе и расположении;

·    сведения о параметрах приема абитуриентов на основные и дополнительные образовательные программы, в том числе программы подготовительных факультетов (отделений).

Если у организации имеются филиалы, то при отправке на модерацию сведений о головной организации одновременно автоматически отправляются на модерацию сведения обо всех ее филиалах.

Инициация передачи сведений об организации на модерацию производится сменой состояния сведений об организации. При создании образовательной организации в Системе, сведениям об организации автоматически присваивается состояние «На редактировании». Сотрудник образовательной организации для направления сведений на модерацию нажимает на кнопку «Передать на согласование». После обновления страницы состояние сведений об организации изменится на значение «На согласовании».

В срок не более 3 рабочих дней сведения проверяются модератором и их состояние изменяется, при это том. уведомление о результате модерации направляется сотруднику образовательной организации по электронной почте.

Если значение состояния сведений об организации – «Согласованы», то на этом процедура модерации закончена. При этом в Системе состояние сведений об организации изменится на значение «Согласованы», а под строкой состояния отобразится комментарий, если он был добавлен модератором.

Если значение состояния сведений об организации – «Отклонены», то рекомендуется отредактировать сведения в соответствии с замечаниями, приведенными в комментарии, и повторно отправить их на модерацию. Для изменения сведений об организации сотрудник образовательной организации нажимает на кнопку «Вернуть на редактирование».

9. Направление запроса в техническую поддержку

В случае возникновения затруднений, вопросов по работе с Системой сотрудник образовательной организации обращается в службу поддержки  1@ecsa.me

Прием запросов службой поддержки осуществлялся тремя способами:

·    с помощью формы отправки запроса в Системе;

·    по телефону +7 708 983 14 04;

·    по электронной почте:  1@ecsa.me